Política de privacidad de la plataforma de socios de la AIM
Versión 3.0 · en vigor desde el 13 de octubre de 2026
1. Quién es el responsable
Asociación Ibérica de Mirmecología (AIM)
NIF G64306368 · Registro Nacional de Asociaciones, Grupo 1, Sección 1, n.º 588109
Carrer de Maria Aurèlia Capmany i Farnés, 69, 17003 Girona
Contacto sobre protección de datos: a través del formulario de contacto o, si ya tienes cuenta, desde Mis derechos y Ayuda.
2. A qué se aplica esta política
A la plataforma de socios socios.mirmiberica.org: alta, área de socio, cuotas, firmas, inscripción a actividades, votaciones y encuestas, documentos y soporte.
La web pública mirmiberica.org tiene su propia política de privacidad.
3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base
Los datos nos los das tú o se generan al usar la plataforma. En algunos casos los aporta tu representante legal (si eres menor) o los registra la propia AIM: por ejemplo, Tesorería al anotar la devolución de un recibo. No usamos datos para publicidad, no los vendemos ni los cedemos con fines comerciales, no hacemos perfiles ni tomamos decisiones automatizadas sobre ti. No tratamos categorías especiales de datos (art. 9 RGPD), salvo las alergias, intolerancias, dieta especial o necesidades de movilidad que indicas al inscribirte en un evento, con tu consentimiento explícito (art. 9.2.a): el formulario te lo dice antes de enviar y dejamos constancia de tu aceptación.
Los datos que pedimos para el alta, la cuota o una inscripción son necesarios para prestarte ese servicio: sin ellos no podemos tramitarlo. En los formularios van marcados con asterisco (*); los demás son voluntarios y se indican como «opcional».
3.1 Tu afiliación
- Datos: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, género (opcional; sirve para escribir «Don» o «Doña» en tus certificados), nacionalidad (opcional), documento de identidad (tipo y número), fotografía (para tu carnet), correo, teléfono, dirección postal, número de socio, tipo y estado de la afiliación, historial de cuotas.
- Para qué: gestionar tu alta, cuotas, comunicaciones de servicio, carnet y baja.
- Base: ejecución del contrato de socio (art. 6.1.b RGPD) y, para lo exigido por ley (contabilidad, identificación de aportaciones, relación actualizada de socios según el art. 14 de la Ley Orgánica 1/2002), obligación legal (art. 6.1.c).
- Carnet. El código QR del carnet lleva a una página pública que, sin iniciar sesión, solo muestra el número de socio y si el carnet está vigente. El nombre y la foto solo los ve la administración. Cualquiera que tenga el enlace del QR puede ver esa página; sirve para que puedas acreditar que eres socio/a (ejecución del contrato, 6.1.b) y no se indexa en buscadores.
3.2 Cuotas y pagos
- Datos: forma de pago, IBAN y titular de la cuenta si domicilias, mandato SEPA firmado, justificantes de transferencia que subes, recibos y facturas.
- Para qué: cobrar la cuota, emitir justificantes, llevar la contabilidad.
- Base: ejecución del contrato (6.1.b) y obligación legal contable (6.1.c).
- Cobro por domiciliación: enviamos los datos de la remesa a Arquia Bank, S.A.
3.3 Firma electrónica
- Dónde la usamos: mandato SEPA, autorización parental, firma de inscripciones a eventos (cuando procede) y firma de cargos directivos.
- Datos: tu firma manuscrita como imagen, la fecha y hora, la dirección IP y una huella criptográfica (SHA-256) del documento y de la firma, para poder comprobar después que no se ha alterado.
- Base: ejecución del contrato (6.1.b) y obligación legal (6.1.c) según el documento.
3.4 Inscripción a actividades y eventos
- Datos: los de contacto, la tarifa, justificantes de pago, y los que ese evento concreto pida (por ejemplo, dieta o alergias, talla de camiseta, título y resumen de una comunicación científica).
- Base: ejecución del contrato (6.1.b); consentimiento (6.1.a) para la aportación científica y el contacto por WhatsApp si lo marcas; y consentimiento explícito (art. 9.2.a) para las alergias, intolerancias, dieta o necesidades de movilidad, que solo ve la organización y se borran un año después del evento.
- Quién lo ve: la organización del evento y, para las aportaciones científicas, el comité científico.
3.5 Representantes legales y menores
Los Estatutos (art. 8) permiten asociarse con más de 14 años y con el consentimiento documentado del padre, la madre o el tutor legal. Hasta los 18 años, en la plataforma es tu representante legal quien gestiona la cuenta: es una regla de la plataforma. Tratamos sus datos (nombre, documento, parentesco, firma de la autorización) para tramitar y acreditar esa autorización (ejecución del contrato de socio, art. 6.1.b). Al cumplir 18 años la cuenta pasa a ser tuya y el representante deja de tener acceso.
3.6 Comunicaciones
- De servicio (avisos de cuota, confirmaciones, convocatorias previstas en los Estatutos): no se pueden desactivar mientras seas socio, porque forman parte de la relación asociativa (6.1.b).
- Boletín y comunicaciones opcionales: solo con tu consentimiento (6.1.a), que puedes retirar desde Mis comunicaciones o con el enlace de baja que lleva cada envío.
3.7 Votaciones y encuestas
- Qué se guarda: que has participado (para impedir votar dos veces y comprobar el quórum) y tu papeleta, por separado.
- Qué se publica: al cerrar una votación, las papeletas emitidas pueden publicarse en una urna pública (
/urna-publica/) para que cualquiera pueda recontarlas. Cada papeleta publicada lleva su contenido y una huella criptográfica, sin tu nombre, sin la hora y sin el orden en que se votó. - Qué no guardamos: ni la hora exacta de tu voto ni la de tu registro como asistente; solo el día.
- Tus documentos de voto: el certificado de participación y la papeleta que puedes descargar tras votar no se guardan en nuestra base de datos: salen de enlaces que solo funcionan durante 15 minutos.
- Límite que debes conocer: quien tenga acceso técnico a la base de datos del servidor sabe que has participado (para impedir votar dos veces), pero no qué has votado.
- Sello de tiempo: al cerrar, la huella de la urna se sella con OpenTimestamps. Solo se envía una huella de 32 bytes, que no contiene datos personales.
- Base: la relación asociativa (6.1.b): votar y ser convocado es un derecho y una obligación de socio recogidos en los Estatutos; y obligación legal (6.1.c) para el libro de socios y de actas (art. 14 de la Ley Orgánica 1/2002).
3.8 Documentos del repositorio
Registramos qué documento se descarga o qué enlace se abre, quién lo hace y cuándo, para gestionar el repositorio y comprobar los accesos a documentos restringidos (actas de Junta, Tesorería, Secretaría). No guardamos IP ni navegador en este registro. Base: interés legítimo (6.1.f).
3.9 Seguridad de la plataforma
- Datos: usuario, fecha y hora, tipo de acceso, fichero exportado o datos pedidos a la API, número de filas, IP y navegador. Nunca contraseñas ni el contenido de los datos exportados.
- Para qué: poder detectar y demostrar usos indebidos, y atender incidencias (arts. 5.2, 32 y 33 RGPD).
- Base: interés legítimo en la seguridad (6.1.f) y obligación de aplicar medidas adecuadas (art. 32).
- Verificación en dos pasos (2FA): obligatoria para los roles con acceso a datos de otras personas.
- Anti-spam: los formularios públicos usan comprobaciones propias (campo oculto, tiempo mínimo y límite de envíos por IP). No usamos reCAPTCHA ni servicios similares.
3.10 Soporte y contacto
Lo que escribes en una solicitud de ayuda, un ticket o el formulario de contacto, y los datos de tu cuenta necesarios para atenderte. Base: ejecución del contrato (6.1.b) para socios; para quien no lo es, atender una petición que haces tú (medidas previas a una relación, 6.1.b) y, en su caso, el interés legítimo en dejar constancia de la consulta (6.1.f).
3.11 Ejercicio de tus derechos
Guardamos tu solicitud, su resolución y las fechas, para atenderla en plazo y poder acreditarlo. Base: obligación legal (6.1.c).
4. Quién ve tus datos dentro de la AIM
El acceso depende de la función: Tesorería ve datos de cuotas y pagos; Secretaría, de afiliación y derechos; la organización de un evento, solo los de sus inscritos; la Junta, lo que le corresponde estatutariamente.
5. Terceros y transferencias
No cedemos tus datos con fines comerciales. Los comunican o tratan, para prestar el servicio:
| Quién | Para qué | Datos |
|---|---|---|
| OVH SAS (Francia), encargado del tratamiento | Aloja la plataforma (servidor virtual privado administrado por la AIM), envía los correos de servicio y del boletín y guarda una de las copias de seguridad | Todos, bajo contrato de encargo de tratamiento |
| Arquia Bank, S.A. | Cobro de cuotas por domiciliación y recepción de transferencias | IBAN, titular, importe |
| Hacienda y organismos públicos | Obligaciones legales | Los exigidos por la norma |
| OpenTimestamps (servidores públicos de calendario) | Sellado de tiempo de votaciones | Solo una huella criptográfica, sin datos personales |
| WhatsApp Ireland Ltd. (grupo Meta) | Grupo de un evento, solo si lo aceptas | Tu teléfono; los demás miembros del grupo verán tu número y, según tu configuración de WhatsApp, tu nombre y tu foto |
WhatsApp puede transferir datos a EE. UU.; según su propia política lo hace con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y otras garantías. Si no quieres usar WhatsApp, puedes participar en el evento sin entrar al grupo. La plataforma no carga tipografías ni scripts de terceros: todo se sirve desde nuestro propio servidor.
6. Cuánto tiempo conservamos tus datos
| Qué | Plazo |
|---|---|
| Datos de afiliación | Mientras seas socio/a |
| Datos contables y justificantes de pago | 6 años desde el último pago o la baja. Es un plazo de prudencia: cubre el plazo tributario (4 años), el de reclamaciones civiles (5 años) y el de conservación contable del Código de Comercio (6 años), que tomamos como referencia |
| Socios honorarios | Se conservan en el registro histórico de la asociación, también tras su fallecimiento (el RGPD no se aplica a datos de personas fallecidas; la LOPDGDD reconoce derechos a sus herederos) |
| Resto de tus datos personales tras la baja | Se anonimizan automáticamente a los 6 años sin afiliación ni pagos, salvo que al darte de baja hayas elegido «conservar mis datos» (siguiente fila) |
| Si eliges «Conservar mis datos» al darte de baja | Guardamos tu ficha mientras no nos pidas lo contrario, para que puedas reincorporarte sin volver a rellenar tus datos. Es un consentimiento: puedes retirarlo en cualquier momento desde el formulario de contacto y entonces suprimimos tus datos personales (los datos contables se conservan sin tu nombre) |
| Mandato SEPA firmado | Mientras esté vigente. Tras la baja anulamos tu IBAN y el mandato, y el documento firmado se guarda hasta que se anonimice tu ficha. Si pides la supresión, hasta 14 meses después de tu último cobro (13 meses es el plazo para reclamar un cobro no autorizado, más uno de margen) y se elimina solo |
| Datos de eventos | Dietas, comentarios, talla y comprobantes de pago, hasta un año después del evento. Los datos contables, 6 años. Tus aportaciones científicas aceptadas, indefinidamente, por ser publicaciones. |
| Autorización de tu representante legal | Con tu ficha: mientras dure tu afiliación y hasta que se anonimice (6 años tras la baja) |
| Solicitudes de derechos, su resolución y la constancia de haberlas atendido | 5 años, una vez resueltas |
| Constancia de tus consentimientos | Texto, versión y fecha mientras exista tu ficha; la IP y el navegador se borran cuando se anonimiza o suprime |
| Registro de seguridad (accesos del personal a datos) | IP y navegador: 90 días. El resto del apunte: 24 meses |
| Restablecimiento de contraseña | IP: 90 días |
| Registro de descargas de documentos | Con tu ficha. Solo quién, qué y cuándo, sin IP |
| Avisos informativos de la plataforma | 90 días |
| Participación y papeletas de votación | 6 meses desde la proclamación del resultado, o hasta resolución firme si se impugna. En el acta solo constan los totales. |
| Suscripción al boletín | Mientras estés suscrito/a; si te suprimimos o anonimizamos, se borra |
| Solicitud de alta sin confirmar | Los datos del formulario se guardan hasta 24 horas, a la espera de que confirmes tu correo; se borran al confirmar o al caducar |
| Gastos bancarios de una devolución de recibo | Si te das de baja con una devolución pendiente, la cuota de ese recibo no se te reclama; los gastos bancarios quedan anotados, sin intereses, hasta que se paguen o prescriban (5 años). Si pides además la supresión de tus datos, solo se conservan tu nombre, el importe y la fecha, bloqueados |
| Copias de seguridad | Cifradas. Pueden conservar durante un tiempo datos que ya hayas pedido suprimir; solo se usan para recuperar el servicio |
7. Tus derechos
Puedes acceder a tus datos, rectificarlos, pedir su supresión, limitar su tratamiento, oponerte, pedir su portabilidad y retirar cualquier consentimiento.
Cómo ejercerlos:
- Si tienes cuenta: Mis derechos. Es lo más rápido; el acceso y la portabilidad se resuelven con una copia de tus datos en PDF y JSON.
- Si no tienes cuenta: el formulario de contacto, indicando qué derecho quieres ejercer.
Puedes oponerte en especial a los tratamientos basados en interés legítimo (apartados 3.8, 3.9 y 3.10).
Respondemos en un mes (prorrogable dos más si es complejo; te avisamos). Si no estás conforme, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Qué pasa si pides la supresión. Suprimimos tu nombre, fecha de nacimiento y género; tus correos, teléfonos, direcciones y webs; tu documento de identidad y su imagen; tu IBAN y los datos de la cuenta; tu firma y tu foto; tu cuenta de acceso; los datos de tu representante legal; tus dietas, comentarios y demás datos de inscripciones; los textos libres de nuestros registros (asuntos y cuerpos de mensajes, notas y origen de pagos); tu suscripción al boletín, y la IP y el navegador de tus consentimientos. Cancelamos tu afiliación y los cobros pendientes, salvo los gastos bancarios de la devolución de un recibo: esos los conservamos, bloqueados y sin otro uso, con tu nombre, el importe y la fecha, hasta que se paguen o prescriban (5 años). Conservamos, ya sin tu nombre ni tus datos de contacto: el historial de afiliación y los pagos (obligación contable, 6 años); los datos de facturación si pediste factura; tus aportaciones científicas aceptadas; el texto, la versión y la fecha de tus consentimientos; y, hasta 14 meses después de tu último cobro (13 de reclamación más uno de margen), el mandato SEPA firmado y el documento del titular de la cuenta.
8. Seguridad
Conexión cifrada (HTTPS); acceso por roles con permisos mínimos; verificación en dos pasos para los roles críticos; límites de intentos en formularios y accesos; registro de exportaciones masivas; copias de seguridad cifradas, guardadas en el servidor y en soportes bajo custodia de la Junta Directiva; procedimiento de brechas conforme a los arts. 33 y 34 RGPD: documentamos todas las brechas de datos personales; las notificamos a la AEPD sin dilación indebida y, si es posible, en 72 horas cuando es probable que supongan un riesgo para tus derechos y libertades; y te avisamos sin demora si el riesgo es alto.
9. Cookies
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10. Cambios en esta política
Cuando cambie de forma relevante, te lo diremos desde tu área de socio (aviso «Nueva versión de la Política de Privacidad») y cambiará la fecha de versión. La confirmación de lectura no es un consentimiento y no bloquea tu acceso.